Datenschutzmanagementsoftware, DSMS, Datenschutzmanagementsystem, Websiteanalyse

Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware

DSMS-Pöllinger: Die umfassende Lösung für Sie

Mit unserer Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger können Sie Ihren Datenschutz auf komfortable Weise abbilden. Sie behalten durch ein modernes Cockpit mit Fortschrittsanzeige den Überblick. Unsere Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger unterstützt Unternehmen aller Branchen der Wirtschaft, wie Industriebetriebe, Handwerksbetriebe, Entsorgungsbetriebe, Versorgungsbetriebe, Vereine, freie Berufe, Institutionen, Kommunen, Apotheken, Ärzte, Kliniken, Pflegeeinrichtungen etc. sowie interne Datenschutzbeauftragte bei der Bewältigung der Datenschutzanforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Checklisten und Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten

Wir stellen Ihnen, je nach Bedarf, verschiedene Checklisten für den Bereich IT, Personal, Datenschutzmanagement etc. zur Verfügung. Ferner können Sie aus dem Katalog „Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten“ Ihre benötigten Muster für Ihre Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten auswählen. Wir haben zahlreiche Muster für den Bereich Personal, Buchhaltung, Bewerbermanagement, Verkauf, Service, IT, Fuhrpark, Produktion etc. oder auch gerne branchenspezifisch für z.B. Produzierendes Gewerbe, Steuerberater, Personaldienstleistung, Handwerk, Einzelhandel, Immobilienmanagement, Hausverwaltung u.v.m.

Testversion der DSMS-Software anfordern

Gerne stellen wir Ihnen eine Testversion der Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger für 1 Monat zur Verfügung. Sie haben während der Testphase vollen Zugriff auf alle Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger. Während der kostenfreien Testphase steht Ihnen eine Auswahl an Vorlagen und Checklisten zur Verfügung. Wir freuen uns, wenn Sie sich im Anschluss an die Testphase für unsere Software entscheiden. Es werden alle Daten und Checklisten, die Sie schon bearbeitet haben, in Ihr System übernommen.

Jetzt Testzugang Datenschutzmanagementsoftware anfordern!

Wir erstellen Ihnen auch gerne ein individuelles Angebot über die Datenschutzmanagementsoftware - DSMS-Pöllinger. Rufen Sie uns unter 09181 270577-0 an oder kontaktieren Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular

Die wichtigsten Funktionen im Überblick kurz erklärt:

Datenschutzmanagementsoftware - „DSMS-Pöllinger“ kurz erklärt

In unserem Erklärvideo möchten wir Ihnen einen groben Überblick über unsere Datenschutzmanagementsoftware geben.

Anmeldung an der Datenschutzmanagementsoftware

Sie können sich über dsms.datenschutz-poellinger.de an der Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger in Ihrem Unternehmen über Ihren jeweiligen Internet-Browser anmelden. Eine 2-Faktor-Authentifizierung ist möglich. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Bitte sprechen Sie uns hierzu an.

Vorgang bei der Anmeldung:Anmeldung Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger
  • E-Mail mit Bestätigungslink
  • Kennwort wird durch den Benutzer vergeben
  • Rücksetzung des Kennwortes ist möglich
  • 2 Faktor Authentifzierung ist möglich

Übersichtliches Cockpit mit intuitiver Menüführung

Unsere Datenschutzmanagementsoftware zeichnet sich aus durch ein übersichtliches Cockpit mit intuitiver Menüführung. Im Cockpit können Sie Ihren Datenschutzfortschritt verfolgen. Ein Datenflußplan zeigt Ihnen den Verlauf Ihrer Daten, d.h. in welchen Verfahren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Weitere Merkmale sind:
  • Übersichtliches Cockpit mit Fortschrittsanzeige
  • Flußplan Ihrer Daten
  • Intuitive Menüführung
  • Automatisierte Verknüpfung zu den einzelnen Bereichen, sofern diese angelegt wurden (z.B. Software, Auftragsverarbeiter, Systeme, Topologie, Verarbeitungen etc.)
  • Reports als pdf-Datei für technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (VTs), Checklisten, Defizitlisten etc.
  • Datenschutzdokumentation mit eigenem Logo, Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragten, Sicherheitskonzept und Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (VTs)
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch gezielte Protokollierung

Moderne Darstellung durch übersichtliches Cockpit in der Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Datenflussdiagramm aus den Verarbeitungsverzeichnissen:

  • Aus den Angaben der Verarbeitungen im Verarbeitungsverzeichnis wird automatisch ein Datenflussdiagramm erzeugt.
  • Sie erhalten einen schnellen Überblick über den Verlauf der personenbezogenen Daten, welche Kategorien von betroffenen Personen es im Unternehmen gibt, welche Daten erfasst, von wem die Daten verarbeitet und empfangen werden.
  • Fehlende Verarbeitungen werden durch diese Darstellung auch schnell entdeckt.

Datenflussdiagramm aus den Verarbeitungen

Verarbeitungstätigkeiten mit Gruppierung:

  • Einfache und übersichtliche Darstellung der Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten
  • Zurordnung der Verarbeitungen in eigene Gruppen möglich
  • Importmöglichkeit der vorhandenen Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten als csv-Datei
  • Fortschrittsanzeige mit farblicher Abstimmung für optionale Angaben und gesetzlich erforderlichen Angaben
  • Kommentarfunktion
  • Übersichtlicher Report
  • Auswahlkataloge

Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten - VVT - Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Offene Aufgaben – Aufgabenzuweisung

  • Das intelligente Aufgabensystem findet unvollständige Angaben und erstellt Aufgaben.
  • Offene Aufgaben können einem Mitarbeiter mit Datum zugeordnet werden.
  • Erinnerungen an notwendige Überprüfungen werden automatisiert erstellt.
  • Sie erhalten regelmäßig eine Zusammenfassung per E-Mail.

 Aufgabenzuweisung Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Dokumente:

  • Kategorisierung der Dokumente
  • Übersichtliche Darstellung der hinterlegten Dokumente und Vorlagen
  • Hochladen mehrerer Dokumente möglich
  • Anzeige des Dokumenteninhaltes im jeweiligen Browser

Dokumenteübersicht in der Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Technische und organisatorische Maßnahmen:

  • Die Technischen und organisatorischen Maßnahmen nach der Datenschutz-Grundverordnung können durch vorbereitete Maßnahmen einfach ausgewählt werden.
  • Eigene Maßnahmen können komfortabel hinzugefügt werden.
  • In einem ausführlichen Sicherheitsbericht werden die Maßnahmen dokumentiert und können gedruckt werden.
  • Für verschiedene Standorte können eigene technische und organisatorische Maßnahmen hinterlegt werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Fragenkataloge in Form von Checklisten:

  • Übersichtliche Darstellung der Checklisten mit Fortschrittsanzeige
  • Eigene Checklisten (z.B. Arbeitsanweisungen) können definiert werden
  • Übersichtlicher Report der Checklisten
  • Übersichtlicher Report der Defizite mit Maßnahmenempfehlung

Checklisten Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Darstellung der einzelnen Checkliste:
  • Erledigte Punkte werden abgehakt
  • Notizen und Maßnahmenempfehlungen sind ersichtlich durch Icons Checkliste Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger
  • Zuordnung von verschiedenen Fragen aus der Checkliste kann an einen Mitarbeiter erfolgen

Detailansicht der einzelnen Checkliste Datenschutzmanagementsoftware im DSMS Pöllinger

 

Auftragsverarbeiter:

  • Übersichtliche Darstellung der Auftragsverarbeiter
  • Übersicht, in welche Verfahren (VVT) der Auftragsverarbeiter involviert ist
  • Übersicht der eingesetzten Software und in welchen Verfahren die Software verknüpft ist

Auftragsverarbeiter Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Datenschutzverstoß und Datenpanne ausführlich dokumentieren:

Eine Datenpanne oder Datenschutzvorfall passiert schneller als man denkt. Auch wenn diese nicht meldepflichtig ist, muss sie trotzdem dokumentiert werden. Hier stellt das DSMS die richtigen Fragen und unterstützt bei der Ermittlung der betroffenen Personen. Abschließend kann alles in eine übersichtliche .pdf-Datei exportiert werden.

  • Datenpannen umfangreich dokumentieren
  • Reporting Funktion der jeweiligen Datenschutzverletzung mit .pdf-Export
  • Automatische Verknüpfung der Verfahren und Auftragsverarbeitern bei Auswahl der Betroffenenkategorie
  • Erinnerung zur fristgerechten Meldung

Datenschutzverletzung - Angaben zum Vorfall Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Datenschutzverletzung Datenschutzverletzung - Angaben zur betroffenen Person im Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Software in der Systemlandschaft

Durch die Zuordnung von Verfahren zu Verarbeitungssystemen, egal ob digital oder analog, wissen Sie immer, welche Daten in welchem System gespeichert und von welcher Software verarbeitet werden. Ergänzend können Sie Auftragsverarbeitern und Dienstleistern Software zuordnen.

Topologie und Software Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Systemlandschaft – IT

In der Systemlandschaft können Sie Standorte, Geräte, Systeme hinterlegen und die Software zuweisen  - so behalten Sie den Datenfluss immer im Blick!

Systemlandschaft Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Graphische Topologie der Systemlandschaft

In der Topologie können Sie erkennen, welche Geräte, Systeme im Einsatz sind und an welchem Standort diese betrieben werden. Durch die Graphische Übersicht sehen Sie sofort wo Ihre Daten verarbeitet werden.

 Topologie Datenschutzmanagementsoftware DSMS Pöllinger

Websiteanalyse zur Erkennung von Plugins und eingesetzte Cookies:

Eine datenschutzkonforme Homepage zu erstellen ist ein komplexes Thema. Meist erkennt ein technischer Laie nicht, welche Dienste, Cookies und Plugins eingesetzt wurden und ob diese in der Datenschutzerklärung erläutert werden müssen. Ferner ist auf den ersten Blick nicht erkennbar ob eine SSL-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik eingesetzt wird.

Unser Zusatzmodul Websiteanalyse prüft eine vereinbarte Zahl von Unterseiten Ihrer Homepage, sammelt alle Aufrufe und aggregiert die Daten in einer übersichtlichen Oberfläche. Ergänzend werden Informationen über die Sicherheit der DNS-Abfrage und der SSL-Verschlüsselung angezeigt.

Beispiel einer Websitenanalyse:Websiteanalyse mit Prüfbericht

 

Audit-Modul für den Einsatz in verschiedenen Bereichen

Im Auditmodul haben Sie die Möglichkeit verschiedenste Fragenkataloge zu einem Audit zu hinterlegen – nicht nur zum Datenschutz, sondern zu allen möglichen Bereichen wie z.B. Qualitätsmanagement, Energiemanagement, IT-Sicherheit etc., die für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Jedes Audit kann mit verschiedenen Fragebögen konzipiert werden. Die bereits bestehenden Checklisten können auch in ein Audit übernommen werden. Das Audit kann einem Kollegen, externen Benutzer auch über einen öffentlichen Link zugeteilt werden. Ein Report und ein Maßnahmenplan runden das Audit ab.

Leistungsmerkmale des Auditmoduls:
  • Frei generierbares Audit für jeden Bereich
  • Möglichkeit über Checklisten ein Audit zu definieren
  • Fragenkatalog kann frei bestückt werden
  • Excel-Import für Fragenkatalog möglich
  • Durchführung des Audits auch über einen Link ohne Zugang zur Software möglich
  • Report / Bericht über das Audit
  • Maßnahmenliste über das Audit
Überblick zum Aufbau des Auditmoduls:
Frei definierbare Fragenkataloge:

Audit Fragenkatalog Datenschutzmanagementsoftware DSMS Poellinger

Fragenkatalog-Detailansicht:

Audit Fragenkatalog-Detail Datenschutzmanagementsoftware DSMS Poellinger

Fragenkatalog Detailfrage:

Audit Fragenkatalog Detailfrage Datenschutzmanagementsoftware DSMS Poellinger

Auditbericht:

Audit-Bericht Datenschutzmanagementsoftware DSMS Poellinger

 

Mitarbeiter dokumentieren

In der Datenschutzmanagementsoftware können Sie Mitarbeiter anlegen und den Status der Verpflichtung dokumentieren. Sie können dem Mitarbeiter die genutzten IT-Geräte aus der Systemlandschaft zuweisen. Sofern Sie die E-Learning Software gebucht haben, werden auch alle Nachweise und Zertifikate nach bestandener Prüfung automatisch hinterlegt.

Abteilungen

In der Übersicht der Abteilungen in der Datenschutzmanagementsoftware erhalten Sie einen Überblick über die Zahl der Mitarbeiter in den Abteilungen. Ferner können Sie feststellen wie viele Verfahren in den Abteilungen zum Tragen kommen.

Verpflichtungen und Anweisungen

Unter den Verpflichtungen und Anweisungen erhalten Sie einen Überblick über die Verpflichtungen, die jedem Mitarbeiter digital zugestellt werden können. Ferner können auch Arbeitsanweisungen digital erstellt werden und dem Mitarbeiter zur Kenntnis zugestellt werden.

Mitarbeiterverwaltung in der Datenschutzmanagementsoftware

 

 

E-Learning Modul zum Hinterlegen von Online-Schulungen

Mit unserem Schulungsmodul (Zusatzmodul) können Sie beliebige Themen als Schulungsinhalte hinterlegen. Sie haben hierbei verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten bei der Aufbereitung der Schulungsthemen. Mit einem sog. Quiz können Sie den Wissensstand in einem Test abfragen. Eine sofortige Vorschau auf Ihre Schulungsinhalte steht Ihnen bei der Aufbereitung der Schulung zur Verfügung. Sie können unser Schulungsmodul auch für Unterweisungen verwenden. Die Teilnehmer erhalten eine Einladung per E-Mail und können selbstständig auf der Online-Plattform mit Ihrem Corporate Identity die Schulungen absolvieren. Falls der Teilnehmer keine E-Mail-Adresse hat, können Sie ihm eine individuelle Schulungskennung mitteilen.

Die Teilnehmer können Ihre hinterlegten Mitarbeiter sein. Sie können auch Teilnehmer zusätzlich manuell anlegen oder eine Vielzahl von Teilnehmern mit einer CSV-Datei importieren und anschließend mit einem Klick per E-Mail einladen.

Die Auswertung des Quiz/Tests erfolgt voll automatisch. Wenn der Teilnehmer 51 % des Tests bestanden hat, wird automatisch ein Schulungszertifikat (mit Ihrem Logo) als Nachweis der erfolgreichen Schulung/Unterweisung erzeugt.

Sie können beliebig viele Schulungen mit beliebig vielen Teilnehmern erstellen.

Beispielfolie im Schulungsmodul

 

Leistungen und Preise der Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger

Die monatlichen Kosten unserer Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens bzw. notwendiger Mandanten. Für kleinere und mittlere Unternehmen bieten wir die Software mit einem Mandanten ab 39 EURO monatlich zzgl. MwSt. bei jährlicher Zahlung an.

Hierin enthalten: 
  • Zugang für einen Mandanten
  • 1 Benutzer
  • 10 gängige Muster-Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
  • 10 Checklisten für den Bereich IT, Personal, Datenschutz, etc.
  • Vorlagen für Informationspflichten
  • u.v.m. – siehe auch alle Punkte unter Funktionen und Merkmale der Software

Hier erhalten Sie nähere Informationen zu unseren DSMS-Pöllinger-Paketen.

Mit unserer Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger haben Sie kein Risiko: Sie testen die Datenschutzmanagementsoftware zunächst kostenfrei für einen Monat!

Selbstverständlich haben Sie während der Testphase Zugriff auf sämtliche Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware, die Ihnen kostenfrei für 4 Wochen zur Verfügung steht. Darin enthalten sind beispielsweise DSGVO- und BDSG-konforme Gesetzestexte sowie Textbausteine und -vorlagen.

Wenn Sie sich nach der Testphase dazu entscheiden unsere DSMS weiterhin zu nutzen, gehen Ihnen selbstverständlich keine Inhalte verloren: Sie können alle während der Testphase im DSMS-System angelegten Daten, Dokumente, Aufgaben, Erinnerungen und Nachrichten beibehalten und auf diese Weise in der direkt auf Ihrer bereits angelegten Grundlage weiterarbeiten. Es lohnt sich also auf jeden Fall, unsere Datenschutzsoftware kostenfrei zu testen!

Testzugang anfordern

Weitere Leistungen und Pakete:

Detaillierte Übersicht über unsere Leistungen und PaketeSelfmade“, „Basic“, „Komfort“, „Sorglos“ und „Konzern“.

Vorteile der Datenschutzmanagementsoftware – DSMS-Pöllinger: 

  • Sie können unsere Datenschutzumanagementsoftware sofort effektiv nutzen, auch ohne tiefere IT- oder juristische Kenntnisse.
  • Ausführliches Cockpit mit Fortschrittsanzeige für einen schnellen Überblick. Ein Datenflussdiagramm zeigt Ihnen anhand der Verarbeitungstätigkeiten den Fluss der Daten.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen mit der Möglichkeit, auch Standorte seperat abzubilden nach der Datenschutz-Grundverordnung per Drag und Drop.
  • Zahlreiche Checklisten (IT, Backup, Mobile Office, Home Office, etc.) stehen zur Auswahl und Nutzung sowie für einen besseren Überblick bereit. Eigene Checklisten können bei Bedarf definiert werden.
  • Ein Auditmodul zur Durchführung von Audits auch online liefert Ihnen einen Überblick der noch durchzuführenden Maßnahmen.
  • Aufgaben können einfach zugewiesen werden – Hierfür erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung.
  • In der Dokumentenablage können Dokumente einzeln oder mehrfach hochgeladen und kategorisiert werden.
  • Verträge von Auftragsverarbeitern, gemeinsamen Datenverantwortlichen sowie externen Dienstleistern können hinterlegt und bei den VVTs ausgewählt werden.
  • Eigene Auftragsverarbeitungsverträge mit digitaler Signierung können automatisiert erstellt und signiert werden.
  • Richtlinien und Vereinbarungen mit Mitarbeiter können ebenfalls digital bereitgestellt werden und signiert werden.
  • Schulungen und Arbeitsanweisungen können mit unserem Schulungsmodul online auf einem Online-Schulungsportal mit Ihrem Corporate Identity bereitgestellt werden.
  • Standorte, Geräte, Systeme und Software können hinterlegt und grafisch dargestellt werden - so behalten Sie den Datenfluss immer im Blick!
  • Verzeichnisse für Verabeitungstätigkeiten (VVTs) können direkt und einfach erstellt werden. Ein Import Ihrer VVTs im csv-Format ist möglich.
  • Funktionen sind auf einander abgestimmt. D.h. in den einzelnen Bereichen kann über Auswahlmöglichkeit auf bereits definierte Möglichkeiten zurückgegriffen und ausgewählt werden (Abteilungen, Rechtsgrundlagen, Software, AV-Verträge etc.).
  • Ausführliche Datenschutzdokumentation nach Art. 30 DSGVO. Alle Eingaben können in einer übersichtlichen PDF-Dokumentation mit Ihrem Logo erstellt werden.
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen: Wer hat wann, welche Änderungen durchgeführt?
  • Sie können vorhandene Risiken schnell identifizieren, überwachen und steuern.
  • Sie sparen Zeit, Kosten und Nerven.

Testversion der DSMS - Software anfordern


Gerne stellen wir Ihnen eine Testversion der Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger für 1 Monat zur Verfügung. Über unser Kontaktformular können Sie eine kostenfreie Testversion anfordern. Sie haben während der Testphase vollen Zugriff auf alle Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware. Während der kostenfreien Testphase steht Ihnen eine Auswahl an Vorlagen und Checklisten zur Verfügung. Wir freuen uns, wenn Sie sich im Anschluss an die Testphase für unsere Software entscheiden. Es werden alle Daten und Checklisten, die Sie schon bearbeitet haben, in Ihr System übernommen.

Ferner werden Ihnen weitere wertvolle Checklisten und Vorlagen kostenfrei zur Verfügung gestellt. 

Wir erstellen Ihnen auch gerne ein individuelles Angebot über die Datenschutzmanagement Software. Rufen Sie uns unter 09181/270 577 0 an oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.