Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware

In unserem Erklärvideo möchten wir Ihnen einen Gesamtüberblick über unsere Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger geben.

Über das Konzernmodul können auch Konzerne und Unternehmensgruppen von der Datenschutzmanagementsoftware abgebildet werden. Grundsätzliche Maßnahmen sowie Vorlagen können im Konzern oder in der Unternehmensgruppe hinterlegt werden. Diese Maßnahmen und Vorlagen können dann für die Konzerntöchter bzw. für die Gruppenmitglieder bereitgestellt werden. Auch die Verarbeitungstätigkeiten können direkt zu den Konzerntöchtern bzw. Gruppenmitgliedern vererbt werden.

Unsere Datenschutzmanagementsoftware ist multilingual. Die Standardsprache ist deutsch. Auf Wunsch kann die Software auch in englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden, weitere Sprachen sind bereits in Planung.

Sie können sich über dsms.datenschutz-poellinger.de an der Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger in Ihrem Unternehmen über Ihren jeweiligen Internet-Browser anmelden. Eine 2-Faktor-Authentifizierung ist möglich. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Bitte sprechen Sie uns hierzu an.

Vorgang bei der Anmeldung:

• E-Mail mit Bestätigungslink
• Kennwort wird durch den Benutzer vergeben
• Rücksetzung des Kennwortes ist möglich
• 2 Faktor Authentifzierung ist möglich

Unsere Datenschutzmanagementsoftware zeichnet sich aus durch ein übersichtliches Cockpit mit intuitiver Menüführung. Im Cockpit können Sie Ihren Datenschutzfortschritt verfolgen. Ein Datenflußplan zeigt Ihnen den Verlauf Ihrer Daten, d.h. in welchen Verfahren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Weitere Merkmale sind:

• Übersichtliches Cockpit mit Fortschrittsanzeige
• Flußplan Ihrer Daten
• Intuitive Menüführung
• Automatisierte Verknüpfung zu den einzelnen Bereichen, sofern diese angelegt wurden (z.B. Software, Auftragsverarbeiter, Systeme, Topologie, Verarbeitungen etc.)
• Reports als pdf-Datei für technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (VVTs), Checklisten, Defizitlisten etc.
• Datenschutzdokumentation mit eigenem Logo, Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragten, Sicherheitskonzept und Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (VVTs)
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch gezielte Protokollierung

• Aus den Angaben der Verarbeitungen im Verarbeitungsverzeichnis wird automatisch ein Datenflussdiagramm erzeugt.
• Sie erhalten einen schnellen Überblick über den Verlauf der personenbezogenen Daten, welche Kategorien von betroffenen Personen es im Unternehmen gibt, welche Daten erfasst, von wem die Daten verarbeitet und empfangen werden.
• Fehlende Verarbeitungen werden durch diese Darstellung auch schnell entdeckt.

Kernstück jeder Datenschutzdokumentation ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten in der Datenschutzmanagementsoftware. Jedoch ist die Erstellung dieses Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ein zeitaufwändiges Thema.  Aus diesem Grund bieten wir Ihnen, falls gewünscht, fertige Vorlagen für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten an. Bei der Hinterlegung der Verarbeitungstätigkeiten sehen Sie, welche Angaben ergänzende Angaben und Pflichtangaben nach Art. 30 DSGVO sind. Wir haben diese Angaben farblich hinterlegt. Unsere Datenschutzmanagement-Software zeigt Ihnen bei der Anlage bzw. Fertigstellung der Verarbeitungstätigkeit, welche Pflichtangaben in Ihren Verarbeitungen (VVT) fehlen.

Verarbeitungstätigkeiten mit Gruppierung:

• Einfache und übersichtliche Darstellung der Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten
• Zuordnung der Verarbeitungen in eigene Gruppen möglich
• Importmöglichkeit der vorhandenen Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten als csv-Datei
• Fortschrittsanzeige mit farblicher Abstimmung für optionale Angaben und gesetzlich erforderlichen Angaben
• Kommentarfunktion
• Übersichtlicher Report
• Auswahlkataloge

Das intelligente Aufgabensystem erkennt unvollständige Angaben und erstellt automatisch Aufgaben. Es erinnert Sie auch an notwendige Überprüfungen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, hakt das System sie automatisch für Sie ab. Selbstverständlich können Sie auch eigene Aufgaben in der Datenschutzmanagementsoftware anlegen. In verschiedenen Menüpunkten (VVT, TOMs, Checklisten, Software usw.) können Sie per Knopfdruck eine neue Aufgabe anlegen. Jede Aufgabe kann einem Mitarbeiter mit einem Erledigungsdatum zugeordnet werden. Die Aufgaben werden dem Mitarbeiter im Cockpit unter Offene Aufgaben angezeigt. Überfällige Aufgaben sind farblich hervorgehoben. Eine wöchentliche Aufgabenübersicht, die Sie per E-Mail erhalten, erinnert Sie regelmäßig an offene Aufgaben.

Offene Aufgaben - Aufgabenzuweisung:

• Das intelligente Aufgabensystem findet unvollständige Angaben und erstellt Aufgaben.
• Aufgaben können in jedem Menüpunkt auf Knopfdruck erstellt und zugewiesen werden.
• Offene Aufgaben können einem Mitarbeiter mit Datum zugeordnet werden.
• Erinnerungen an notwendige Überprüfungen werden automatisiert erstellt.
• Sie erhalten regelmäßig eine Zusammenfassung per E-Mail.

Für jedes Verfahren kann mit Hilfe eines Assistenten eine Risikobewertung mit der Datenschutzmanagementsoftware durchgeführt werden. Über den Assistenten kann entschieden werden, ob eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist. Wenn eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist, kann eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden. Bei der Datenschutzfolgenabschätzung können allgemeine Basisdaten sowie eine systematische Beschreibung und die Grundprinzipien mit den verschiedenen Risikoszenarien (Zugriff, Veränderung, Datenverlust) hinterlegt werden. In der Risikokartierung wird die Schadenshöhe und der Schweregrad des Risikos grafisch dargestellt. Ein ausführlicher Bericht kann ausgedruckt werden.

Wir stellen Ihnen eine komfortable Oberfläche zur Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien bereit. Unter der Rubrik "Dokumente" können alle Arten von Dokumenten abgelegt werden, die für die Informationssicherheit und den Datenschutz relevant sind. Ferner können Sie auch Dokumente teilen. Über einen Link kann dann auch von extern auf dieses Dokument zugegriffen werden.

Wesentliche Funktionen in der Dokumentenablage sind: 

• Kategorisierung der Dokumente
• Übersichtliche Darstellung der hinterlegten Dokumente und Vorlagen
• Hochladen mehrerer Dokumente möglich
• Anzeige des Dokumenteninhaltes im jeweiligen Browser
• Freigeben/Teilen eines Dokuments per Link

• Die Technischen und organisatorischen Maßnahmen nach der Datenschutz-Grundverordnung können durch vorbereitete Maßnahmen einfach ausgewählt werden.
• Eigene Maßnahmen können in der Datenschutzmanagementsoftware komfortabel hinzugefügt werden.
• In einem ausführlichen Sicherheitsbericht werden die Maßnahmen dokumentiert und können gedruckt werden.
• Für verschiedene Standorte können eigene technische und organisatorische Maßnahmen hinterlegt werden.

Automatische Erstellung von Datenschutzdokumenten wie die Informationspflichten etc. unter Berücksichtigung der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten und anderer hinterlegter Informationen. Dazu stehen verschiedene Vorlagen − Textbausteine mit Variablen − zur Verfügung. Das Dokument kann über einen Code oder Link auf der Homepage eingebunden werden. Wird ein Datenschutzdokument in der Software geändert, wird dieses eingebundene Datenschutzdokument auf der Homepage auf Knopfdruck ebenfalls aktualisiert. Das spart Zeit und Kosten!

Ein Datenschutzverstoß und eine Datenpanne sollte immer ausführlich dokumentiert werden, denn sie passieren schneller als man denkt. Auch wenn diese nicht meldepflichtig sind, muss sie trotzdem dokumentiert werden. Hier stellt die Datenschutzmanagement-Software die richtigen Fragen und unterstützt bei der Ermittlung der betroffenen Personen. Abschließend kann alles in eine übersichtliche .pdf-Datei exportiert werden oder ein Bericht gedruckt werden.

Kurzüberblick des Moduls Datenschutzpanne:

• Datenpannen umfangreich dokumentieren
• Reporting Funktion der jeweiligen Datenschutzverletzung mit .pdf-Export
• Automatische Verknüpfung der Verfahren und Auftragsverarbeitern bei Auswahl der Betroffenenkategorie
• Erinnerung zur fristgerechten Meldung
• Risikobewertung und Folgen für betroffene Personen

Software in der Systemlandschaft

Durch die Zuordnung von Verfahren zu Verarbeitungssystemen, egal ob digital oder analog, wissen Sie immer, welche Daten in welchem System gespeichert und von welcher Software verarbeitet werden. Ergänzend können Sie Auftragsverarbeitern und Dienstleistern Software zuordnen.

Systemlandschaft – IT

In der Datenschutzmanagementsoftware können Sie Standorte, Geräte, Systeme zu der Systemlandschaft hinterlegen und die Software zuweisen – so behalten Sie den Datenfluss immer im Blick!

Graphische Topologie der Systemlandschaft

In der Topologie können Sie erkennen, welche Geräte, Systeme im Einsatz sind und an welchem Standort diese betrieben werden. Durch die graphische Übersicht in der Datenschutzmanagementsoftware sehen Sie sofort wo Ihre Daten verarbeitet werden.

Unser Datenschutzmanagementsystem unterstützt Sie bei der Wahrnehmung der Rechte der Betroffenen. Sie können jederzeit ein:

• Auskunftsersuchen,
• Berichtigungsersuchen,
• Löschersuchen,
• Einschränkungsersuchen,
• Widerspruch

hinterlegen.

Die Datenschutzmanagement-Software gibt Ihnen sofort einen Überblick, in welchen Verfahren die Daten, Datenkategorien etc. verarbeitet wurden. Ein ausführlicher Bericht mit allen Verarbeitungen sowie dem Datenfluss kann an den Betroffenen gesendet werden.

Online-Formular für Anfragen

Ein komfortables Online-Formular für die Anfragen von Betroffenen kann über einen Link auf der Homepage hinterlegt werden. Hinterlegt ein Betroffener eine Anfrage so wird diese automatisch in der Datenschutzmanagement-Software hinterlegt.

• Übersichtliche Darstellung der Auftragsverarbeiter
• Übersicht, in welche Verfahren (VVT) der Auftragsverarbeiter involviert ist
• Übersicht der eingesetzten Software und in welchen Verfahren die Software verknüpft ist

Mitarbeiter dokumentieren

In der Datenschutzmanagementsoftware können Sie Mitarbeiter anlegen und den Status der Verpflichtung dokumentieren. Sie können dem Mitarbeiter die genutzten IT-Geräte aus der Systemlandschaft zuweisen. Sofern Sie die E-Learning Software gebucht haben, werden auch alle Nachweise und Zertifikate nach bestandener Prüfung automatisch hinterlegt.

Abteilungen

In der Übersicht der Abteilungen in der Datenschutzmanagementsoftware erhalten Sie einen Überblick über die Zahl der Mitarbeiter in den Abteilungen. Ferner können Sie feststellen wie viele Verfahren in den Abteilungen zum Tragen kommen.

Verpflichtungen und Anweisungen

Unter den Verpflichtungen und Anweisungen erhalten Sie einen Überblick über die Verpflichtungen, die jedem Mitarbeiter digital zugestellt werden können. Ferner können auch Arbeitsanweisungen digital erstellt werden und dem Mitarbeiter zur Kenntnis zugestellt werden.

Legen Sie definierte Prozesse (z.B. Prüfung eines AV-Vertrages) als Checkliste an. Diese Checkliste kann dann durch das Abhaken der entsprechenden Prüfpunkte bearbeitet werden. Falls Handlungsbedarf besteht, können Sie einen Prüfpunkt oder die ganze Checkliste als Aufgabe festlegen und auch entsprechende Maßnahmen hinterlegen. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie die Checkliste abschließen, Änderungen sind dann nicht mehr möglich. Die Checklisten können auch in einen Auditfragenkatalog übernommen werden.

Fragenkataloge in Form von Checklisten:

• Übersichtliche Darstellung der Checklisten mit Fortschrittsanzeige
• Eigene Checklisten (z.B. Arbeitsanweisungen) können definiert werden
• Übersichtlicher Report der Checklisten
• Übersichtlicher Report der Defizite mit Maßnahmenempfehlung

Darstellung der einzelnen Checkliste:

• Erledigte Punkte werden abgehakt
• Notizen und Maßnahmenempfehlungen sind ersichtlich durch 
• Zuordnung von verschiedenen Fragen aus der Checkliste kann an einen Mitarbeiter erfolgen

Im Managementsystem haben Sie die Möglichkeit verschiedenste Fragenkataloge zu einem Audit zu hinterlegen − nicht nur zum Datenschutz, sondern zu allen möglichen Bereichen wie z.B. Qualitätsmanagement, Energiemanagement, IT-Sicherheit etc., die für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Sie können die Kataloge zu: ISO 27001, NIS2 und TISAX® bei uns anfordern. Jedes Audit kann mit verschiedenen Fragebögen konzipiert werden. Die bereits bestehenden Checklisten können auch in ein Audit übernommen werden. Das Audit kann einem Kollegen, externen Benutzer auch über einen öffentlichen Link zugeteilt werden. Ein Report und ein Maßnahmenplan runden das Audit ab.

Leistungsmerkmale des Managementsystems:

• Frei generierbares Audit für jeden Bereich
• Möglichkeit über Checklisten ein Audit zu definieren
• Fragenkatalog kann frei bestückt werden
• Excel-Import für Fragenkatalog möglich
• Durchführung des Audits auch über einen Link ohne Zugang zur Software möglich
• Report/Bericht über das Audit
• Maßnahmenliste über das Audit

Überblick zum Aufbau des Managementsystems:

Kataloge der Managementsysteme:

Katalog-Detailansicht:

Katalog Detailfrage:

Auditbericht

Ausführlicher Auditbericht mit positiver oder negativer Rückmeldung. Für jede negative Rückmeldung kann eine Maßnahme hinterlegt werden. Es kann ein Auditbericht mit Maßnahmenempfehlung oder nur die Maßnahmenempfehlungen ausgegeben werden.

Mit unserem Schulungsmodul (Zusatzmodul) in der Datenschutzmanagementsoftware können Sie beliebige Themen als Schulungsinhalte hinterlegen. Sie haben hierbei verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten bei der Aufbereitung der Schulungsthemen. Mit einem sog. Quiz können Sie den Wissensstand in einem Test abfragen. Eine sofortige Vorschau auf Ihre Schulungsinhalte steht Ihnen bei der Aufbereitung der Schulung zur Verfügung. Sie können unser Schulungsmodul auch für Unterweisungen verwenden. Die Teilnehmer erhalten eine Einladung per E-Mail und können selbstständig auf der Online-Plattform mit Ihrem Corporate Identity die Schulungen absolvieren. Falls der Teilnehmer keine E-Mail-Adresse hat, können Sie ihm eine individuelle Schulungskennung mitteilen.

Die Teilnehmer können Ihre hinterlegten Mitarbeiter sein. Sie können auch Teilnehmer zusätzlich manuell anlegen oder eine Vielzahl von Teilnehmern mit einer CSV-Datei importieren und anschließend mit einem Klick per E-Mail einladen.

Die Auswertung des Quiz/Tests erfolgt voll automatisch. Wenn der Teilnehmer 51 % des Tests bestanden hat, wird automatisch ein Schulungszertifikat (mit Ihrem Logo) als Nachweis der erfolgreichen Schulung/Unterweisung erzeugt.

Sie können beliebig viele Schulungen mit beliebig vielen Teilnehmern erstellen.

Eine datenschutzkonforme Homepage zu erstellen ist ein komplexes Thema. Meist erkennt ein technischer Laie nicht, welche Dienste, Cookies und Plugins eingesetzt wurden und ob diese in der Datenschutzerklärung erläutert werden müssen. Ferner ist auf den ersten Blick nicht erkennbar ob eine SSL-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik eingesetzt wird.

Unser Zusatzmodul Websiteanalyse prüft eine vereinbarte Zahl von Unterseiten Ihrer Homepage, sammelt alle Aufrufe und aggregiert die Daten in einer übersichtlichen Oberfläche. Ergänzend werden Informationen über die Sicherheit der DNS-Abfrage und der SSL-Verschlüsselung angezeigt.

Beispiel einer Websitenanalyse:

REST-Schnittstellen

Über unsere REST-Schnittstelle können Sie die Datenschutzmanagementsoftware an Ihr CRM- oder ERP-System anbinden. Dadurch können Sie in der Datenschutzmanagement-Software Datenschutzverträge automatisch erzeugen und Ihren Auftragnehmern oder Auftraggebern zur Unterzeichnung senden.

SSO-Schnittstellen

Über die SSO-Schnittstelle können Windowsbenutzer über das Aktive-Directory an die Datenschutzmanagement-Software angebunden werden.

Die monatlichen Kosten unserer Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens bzw. notwendiger Mandanten. Für kleinere und mittlere Unternehmen bieten wir die Software mit einem Mandanten ab 39 EURO monatlich zzgl. MwSt. bei jährlicher Zahlung an.

Hierin enthalten: 

• Zugang für einen Mandanten
• 1 Benutzer
• 10 gängige Muster-Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
• 10 Checklisten für den Bereich IT, Personal, Datenschutz, etc.
• Vorlagen für Informationspflichten
• u.v.m. – siehe auch alle Punkte unter Funktionen und Merkmale der Software

Hier erhalten Sie nähere Informationen zu unseren DSMS-Pöllinger-Paketen.

Mit unserer Datenschutzmanagementsoftware DSMS-Pöllinger haben Sie kein Risiko: Sie testen die Datenschutzmanagementsoftware zunächst kostenfrei für einen Monat!

Selbstverständlich haben Sie während der Testphase Zugriff auf sämtliche Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware, die Ihnen kostenfrei für 4 Wochen zur Verfügung steht. Darin enthalten sind beispielsweise DSGVO- und BDSG-konforme Gesetzestexte sowie Textbausteine und -vorlagen.

Wenn Sie sich nach der Testphase dazu entscheiden unsere DSMS weiterhin zu nutzen, gehen Ihnen selbstverständlich keine Inhalte verloren: Sie können alle während der Testphase im DSMS-System angelegten Daten, Dokumente, Aufgaben, Erinnerungen und Nachrichten beibehalten und auf diese Weise in der direkt auf Ihrer bereits angelegten Grundlage weiterarbeiten. Es lohnt sich also auf jeden Fall, unsere Datenschutzsoftware kostenfrei zu testen!

Testzugang anfordern

Weitere Leistungen und Pakete:

Detaillierte Übersicht über unsere Leistungen und Pakete „Selfmade“, „Basic“, „Komfort“, „Sorglos“ und „Konzern“.

Vorteile der Datenschutzmanagementsoftware – DSMS-Pöllinger: 

• Sie können unsere Datenschutzmanagementsoftware sofort effektiv nutzen, auch ohne tiefere IT- oder juristische Kenntnisse.
• Ausführliches Cockpit mit Fortschrittsanzeige für einen schnellen Überblick. Ein Datenflussdiagramm zeigt Ihnen anhand der Verarbeitungstätigkeiten den Fluss der Daten.
• Technische und organisatorische Maßnahmen mit der Möglichkeit, auch Standorte separat abzubilden nach der Datenschutz-Grundverordnung per Drag und Drop.
• Zahlreiche Checklisten (IT, Backup, Mobile Office, Home Office, etc.) stehen zur Auswahl und Nutzung sowie für einen besseren Überblick bereit. Eigene Checklisten können bei Bedarf definiert werden.
• Ein Auditmodul zur Durchführung von Audits auch online liefert Ihnen einen Überblick der noch durchzuführenden Maßnahmen.
• Aufgaben können einfach zugewiesen werden – Hierfür erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung.
• In der Dokumentenablage können Dokumente einzeln oder mehrfach hochgeladen und kategorisiert werden.
• Verträge von Auftragsverarbeitern, gemeinsamen Datenverantwortlichen sowie externen Dienstleistern können hinterlegt und bei den VVTs ausgewählt werden.
• Eigene Auftragsverarbeitungsverträge mit digitaler Signierung können automatisiert erstellt und signiert werden.
• Richtlinien und Vereinbarungen mit Mitarbeiter können ebenfalls digital bereitgestellt werden und signiert werden.
• Schulungen und Arbeitsanweisungen können mit unserem Schulungsmodul online auf einem Online-Schulungsportal mit Ihrem Corporate Identity bereitgestellt werden.
• Standorte, Geräte, Systeme und Software können hinterlegt und grafisch dargestellt werden - so behalten Sie den Datenfluss immer im Blick!
• Verzeichnisse für Verabeitungstätigkeiten (VVTs) können direkt und einfach erstellt werden. Ein Import Ihrer VVTs im csv-Format ist möglich.
• Funktionen sind auf einander abgestimmt. D.h. in den einzelnen Bereichen kann über Auswahlmöglichkeit auf bereits definierte Möglichkeiten zurückgegriffen und ausgewählt werden (Abteilungen, Rechtsgrundlagen, Software, AV-Verträge etc.).
• Ausführliche Datenschutzdokumentation nach Art. 30 DSGVO. Alle Eingaben können in einer übersichtlichen PDF-Dokumentation mit Ihrem Logo erstellt werden.
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen: Wer hat wann, welche Änderungen durchgeführt?
• Sie können vorhandene Risiken schnell identifizieren, überwachen und steuern.
• Sie sparen Zeit, Kosten und Nerven.

Gerne stellen wir Ihnen eine Testversion der Datenschutzmanagementsoftware DSMS–Pöllinger für 1 Monat zur Verfügung. Über unser Kontaktformular können Sie eine kostenfreie Testversion anfordern. Sie haben während der Testphase vollen Zugriff auf alle Funktionen der Datenschutzmanagementsoftware. Während der kostenfreien Testphase steht Ihnen eine Auswahl an Vorlagen und Checklisten zur Verfügung. Wir freuen uns, wenn Sie sich im Anschluss an die Testphase für unsere Software entscheiden. Es werden alle Daten und Checklisten, die Sie schon bearbeitet haben, in Ihr System übernommen.

Ferner werden Ihnen weitere wertvolle Checklisten und Vorlagen kostenfrei zur Verfügung gestellt. 

Wir erstellen Ihnen auch gerne ein individuelles Angebot über die Datenschutzmanagement Software. Rufen Sie uns unter 09181/270 577 0 an oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.